전자문서시스템 (Electronic Document System)
쉽게 풀면
문서를 만들고 주고받고 보관하는 것을 컴퓨터로 처리하는 시스템이다. 전자문서시스템은 검색 기능을 통해 과거 문서를 신속히 찾을 수 있게 해, 유사 사례 참조나 감사 대응에 소요되는 시간을 줄이는 효과가 있다.
왜 중요한가
전자문서시스템은 공문서의 생성, 유통, 보관을 전자적으로 처리하는 시스템으로, 종이 문서 중심의 행정 처리를 대체해 문서 유실 위험을 줄이고 검색과 활용을 용이하게 하는 행정 전산화의 기초 인프라로 다뤄진다. 전자결재시스템과 연계되어 문서의 생성부터 승인까지 전 과정을 아우른다.
논문에서는 이렇게 쓰입니다
예) '전자문서시스템 도입이 행정기관 간 문서유통 속도에 미친 영향을 분석하였다.'
이 비교는 전자문서시스템이 행정문서의 생산·유통·보존 전 과정의 효율성을 높이는 데 기여함을 보여준다.
조금 더 깊게 보면
전자문서로의 전환이 진행돼도 법적 증거력이 필요한 문서는 여전히 별도의 인증 절차를 요구하는 경우가 있어, 전자문서시스템만으로 모든 문서 관리 요구를 충족하기는 어렵다는 한계가 있다. 공인전자문서센터가 전자문서의 공신력 있는 보관을 전문적으로 담당하는 기관이라면 전자문서시스템은 각 기관이 자체적으로 운영하는 문서 관리 체계를 가리킨다. 전자문서시스템은 문서의 생산, 접수, 보관, 폐기에 이르는 전 과정을 전자적으로 관리하며, 기록물관리법상 보존기간 분류 기준에 따라 자동으로 보존연한이 부여된다. 전자문서시스템은 기록물관리법상 보존기간 분류 기준에 따라 문서별 보존연한을 자동 설정하는 기능을 갖춘다. 공공기관 전자문서는 공공기록물 관리에 관한 법률에 따라 기록관으로 이관되어 관리된다.
주의할 점
전자문서의 법적 효력은 전자서명 및 인증 요건을 충족해야 인정되며, 단순 전자적 형태 보유만으로는 원본성이 인정되지 않을 수 있다.
전자적으로 생산된 문서라도 정본 여부와 위변조 방지를 위한 전자서명 검증 절차가 갖춰지지 않으면 법적 증거력이 다투어질 수 있다. 문서 폐기 시에도 폐기 이력 자체는 별도로 기록해 추적 가능하도록 한다.