시리즈시스템 (Series System)
한 줄 정의: 기록을 생산 기관 단위가 아니라 업무 기능에 따라 형성된 기록 시리즈를 중심으로 관리하는 기록 정리 체계입니다.
쉽게 풀면
전통적인 폰존중원칙은 기록을 생산한 조직 단위로 묶어 관리하는 방식이지만, 조직은 시간이 지나며 이름이 바뀌거나 통폐합되기도 합니다. 그러면 기록을 조직 단위로만 묶기가 어려워집니다. 시리즈시스템은 이런 문제를 해결하기 위해 기록을 특정 조직이 아니라, 그 기록이 만들어진 업무 기능이나 활동, 즉 '시리즈'를 중심으로 관리하는 방식입니다. 조직이 바뀌어도 그 조직이 수행하던 기능이 남긴 기록 흐름은 계속 추적할 수 있다는 장점이 있습니다.
왜 중요한가
시리즈시스템은 조직 개편이 잦은 정부 기관의 기록관리에서 실용적 대안으로 다루어지며, 폰존중원칙의 경직성을 보완하는 방법론으로 기록학 연구에서 논의됩니다. 특히 호주의 국가기록관리 체계에서 발전한 접근으로 소개됩니다.
논문에서는 이렇게 쓰입니다
"시리즈시스템 하에서는 조직이 개편되더라도 동일한 업무 기능에서 생산된 기록은 같은 시리즈로 관리된다."
조직 변화와 무관하게 기능 중심으로 기록이 관리되는 구조를 설명하는 예문입니다.
"본 연구는 시리즈시스템과 전통적 폰 기반 정리 방식을 비교하여 각각의 장단점을 분석하였다."
두 정리 방식을 비교해 각각의 특성을 살펴봤다는 뜻입니다.
조금 더 깊게 보면
시리즈시스템에서는 기록 시리즈와 그 시리즈를 생산한 조직 및 기능 사이의 관계를 별도의 메타데이터로 기록하여 다대다(many-to-many) 관계를 표현할 수 있도록 설계되는 경우가 많습니다. 이는 기록연속체 이론과 이론적으로 연결되는 접근으로 소개됩니다.
주의할 점
시리즈시스템은 기능 분석과 메타데이터 관리에 상당한 노력이 필요하기 때문에, 소규모 기관에서는 도입과 유지가 부담스러울 수 있습니다.