자료레코드 (Item Record)
쉽게 풀면
같은 책이라도 실제로 손에 잡히는 낱권 하나하나에 대한 정보를 기록한 레코드로, 대출과 반납 관리에 쓰인다.
왜 중요한가
자료레코드는 바코드가 붙은 개별 물리적 사본 하나를 나타내며, 대출·반납·배가·장서점검이 이 단위로 이루어지므로 도서관 운영 시스템의 실무적 기본 단위입니다. 이용 통계 분석도 자료레코드의 대출 기록에서 출발합니다. 자동화서가 시스템에서는 개별자료레코드에 서가 위치 좌표까지 기록해 로봇이 해당 자료를 찾아내도록 지원하기도 한다.
논문에서는 이렇게 쓰입니다
자료레코드의 대출 이력을 이용해 장서 이용 빈도를 분석하는 방법을 제시한 문장이다.
이 구조 덕분에 동일한 도서의 여러 부수 중 특정 한 권이 대출 중인지, 파손되었는지를 개별적으로 관리할 수 있다고 논의된다.
조금 더 깊게 보면
서지레코드(간행물)-소장레코드(기관의 보유 범위)-자료레코드(개별 사본)의 3층 구조는 FRBR의 구현형·개별자료 구분과 대응하지만 시스템마다 층의 구성이 다릅니다. 전자자원에는 물리적 사본이 없어 자료레코드 개념이 라이선스 좌석 수 같은 다른 형태로 대체됩니다. 개별자료레코드는 바코드나 등록번호 같은 물리적 사본 단위의 식별자를 담아, 동일 소장레코드 아래 여러 부수가 있을 때 각 부수의 대출 상태를 개별적으로 추적할 수 있게 한다. 서지레코드-소장레코드-개별자료레코드로 이어지는 3단 구조는 통합도서관시스템의 표준적인 데이터 모델이며, 각 단계는 서로 다른 세부성(granularity)의 정보를 담당한다. 분실이나 파손으로 폐기된 개별자료레코드는 별도의 상태값으로 표시되어 통계 집계에서 구분된다.
주의할 점
자료레코드는 서지레코드나 소장레코드보다 훨씬 자주 갱신되는 동적인 정보이므로, 통계 분석 시 데이터 추출 시점에 따라 결과가 달라질 수 있다는 점에 유의해야 한다. 개별자료레코드가 소장레코드와 정확히 연결되지 않으면 반납된 자료가 잘못된 소장 위치로 등록되는 등 재고 관리 오류가 발생할 수 있다는 점에 유의해야 한다.