워크플로우관리시스템 (Workflow Management System (WfMS))
쉽게 풀면
결재나 업무 처리가 정해진 순서대로 담당자에게 자동으로 넘어가도록 컴퓨터가 관리해주는 시스템이다.
왜 중요한가
워크플로우관리시스템은 조직 내 업무 처리 절차를 정의하고 자동으로 진행 상황을 추적, 관리하는 정보시스템으로, 결재나 승인처럼 여러 단계와 담당자를 거치는 업무 프로세스를 표준화해 처리 지연을 줄이고 업무 이력을 투명하게 관리하는 데 경영정보시스템 분야에서 다뤄진다. 전자결재시스템이 이러한 워크플로우관리의 대표적 적용 사례로 언급된다.
핵심 정리
- 정의: 업무의 순서, 담당자, 규칙을 정의해 두고 시스템이 이를 따라 문서·작업을 담당자에게 넘기며 진행을 기록하는 소프트웨어입니다.
- 참조모델: 워크플로우관리연합(WfMC)은 워크플로우 정의 도구, 실행 서비스(엔진), 사용자용 클라이언트, 외부 응용 호출, 다른 워크플로우 서비스와의 연동, 관리·모니터링 도구로 구성된 참조모델을 제시했습니다(Hollingsworth, 1995).
- 무엇을 관리하나: 데이터를 계산하거나 저장하는 것이 아니라 일의 흐름(누가, 무엇을, 어떤 순서로)을 관리합니다. 흐름 구조의 기본 패턴은 순차, 병렬 분기, 선택 분기, 반복 등이며 van der Aalst 외(2003)가 체계적으로 정리했습니다.
- 이론 배경: 프로세스 모델은 페트리 넷 같은 형식 모델로 분석해 교착이나 무한 대기 같은 오류를 미리 검사할 수 있습니다(van der Aalst & van Hee, 2002).
예시로 보기
예: 지출 결재 흐름. 기안 → 팀장 승인 → 금액이 큰 경우(선택 분기) 재무팀과 감사팀 동시 검토(병렬 분기) → 최종 결재 → 집행. 시스템은 각 단계의 담당자에게 문서를 전달하고, 반려되면 앞 단계로 되돌리며, 처리 이력과 소요 시간을 남깁니다.
| 구성 요소 | 하는 일 |
|---|---|
| 프로세스 정의 | 단계, 담당자(역할), 전이 조건, 기한을 모델로 기술 |
| 실행 엔진 | 정의에 따라 작업을 만들고 담당자에게 배정, 상태 추적 |
| 작업 목록 | 담당자가 자신에게 온 일을 보고 처리 |
| 모니터링 | 지연·병목·이력 분석 |
자주 하는 오해
| 오해 | 바로잡기 |
|---|---|
| 워크플로우관리시스템은 전자결재 시스템과 같다. | 전자결재는 대표적 적용 사례일 뿐이고, 다른 업무 흐름도 같은 틀로 다룹니다. |
| 절차를 시스템화하면 항상 빨라진다. | 지나치게 경직되게 설계하면 예외 상황에 대응하기 어려워 오히려 지연이 생길 수 있습니다. 예외 경로를 함께 설계해야 합니다. |
| 거래처리시스템(TPS)과 같다. | TPS는 개별 거래의 정확한 기록·처리에, 워크플로우는 여러 단계에 걸친 일의 흐름과 순서 관리에 초점을 둡니다. |
| 워크플로우, BPM, RPA는 같은 말이다. | 워크플로우는 일의 흐름을 실행하는 시스템, BPM은 프로세스를 설계·개선하는 관리 활동, RPA는 사람의 화면 조작을 흉내 내는 자동화입니다. |
논문에서는 이렇게 쓰입니다
실제 논문에서
이 용어를 직접 쓴 국내 논문 문장을 아직 수집하지 못했습니다. 수집되는 대로 출처와 함께 싣겠습니다.
예시 문장
아래는 용어의 쓰임을 보여 주려고 만든 예시로, 실제 논문에서 가져온 문장이 아닙니다.
전자결재 시스템에서 기안이 작성되면 사전 정의된 결재선을 따라 자동으로 다음 승인자에게 전달되고 처리 이력이 기록된다.
업무 처리 절차를 시스템화하면 지연이 줄어든다는 실무 적용 효과를 보여주는 서술이다.
업무 처리 절차를 시스템화하면 지연이 줄어든다는 실무 적용 효과를 보여주는 서술이다.
조금 더 깊게 보면
워크플로우를 지나치게 경직되게 설계하면 예외적 상황에 대한 유연한 대응이 어려워져 오히려 업무 처리 지연을 초래할 수 있어, 표준 절차와 예외 처리 경로를 함께 설계하는 것이 시스템 구축의 핵심 과제로 다뤄진다.
거래처리시스템이 개별 거래의 정확한 기록과 처리에 초점을 둔다면 워크플로우관리시스템은 여러 단계에 걸친 업무의 흐름과 순서 관리에 초점을 둔다는 점에서 다루는 대상이 다르다.
워크플로우를 지나치게 경직되게 설계하면 예외적 상황에 대한 유연한 대응이 어려워져 오히려 업무 처리 지연을 초래할 수 있어, 표준 절차와 예외 처리 경로를 함께 설계하는 것이 핵심 과제다.
거래처리시스템이 개별 거래의 정확한 기록과 처리에 초점을 둔다면 워크플로우관리시스템은 여러 단계에 걸친 업무의 흐름과 순서 관리에 초점을 둔다는 점에서 다루는 대상이 다르다.
주의할 점
워크플로우가 지나치게 경직되게 설계되면 예외 상황 처리가 어려워져 오히려 업무 유연성을 저해할 수 있다. 워크플로우가 지나치게 경직되게 설계되면 예외 상황 처리가 어려워져 오히려 업무 유연성을 저해할 수 있다.
헷갈리기 쉬운 용어
업무 자동화와 프로세스 관련 용어를 구분합니다.
| 용어 | 초점 | 워크플로우관리시스템과의 관계 |
|---|---|---|
| 워크플로우관리시스템 | 업무 흐름의 정의·실행·추적 | BPM을 구현하는 기술 요소의 하나 |
| 비즈니스프로세스관리(BPM) | 프로세스의 설계·실행·모니터링·개선 | 더 넓은 관리 방법론 |
| 전자결재시스템 | 기안과 결재의 전자적 처리 | 대표적 적용 사례 |
| RPA | 사람의 UI 조작을 흉내 내는 소프트웨어 로봇 | 흐름 관리가 아니라 개별 작업 자동화 |
| 전사적자원관리(ERP) | 기업 전 부문 업무·데이터 통합 | ERP 안에 워크플로우 기능이 들어 있기도 함 |
참고 문헌
- Hollingsworth, D. (1995). The Workflow Reference Model (TC00-1003). Workflow Management Coalition.
- Georgakopoulos, D., Hornick, M., & Sheth, A. (1995). An overview of workflow management: From process modeling to workflow automation infrastructure. Distributed and Parallel Databases, 3(2), 119–153.
- van der Aalst, W., & van Hee, K. (2002). Workflow Management: Models, Methods, and Systems. MIT Press.
- van der Aalst, W. M. P., ter Hofstede, A. H. M., Kiepuszewski, B., & Barros, A. P. (2003). Workflow patterns. Distributed and Parallel Databases, 14(1), 5–51.
표의 기준값은 위 문헌에 근거한 관례이며, 분야·학술지마다 다른 기준을 쓸 수 있습니다.