전자기록관리 (Electronic Records Management)
쉽게 풀면
업무 중에 만들어지는 전자 기록물을 잘 만들고 정리하고 보관하는 관리 활동이다. 업무 중 만들어지는 전자 기록물을 체계적으로 관리하는 활동이다.
왜 중요한가
전자기록관리는 업무 과정에서 생산되는 전자문서·이메일·데이터베이스를 증거로서 신뢰할 수 있게 획득·유지·처분하는 활동으로, 공공기관의 법적 책임성과 감사 대응의 기반입니다. 기록관리 메타데이터 표준과 시스템 요건(ISO 15489, MoReq 등)이 이 영역에서 발전했습니다. 전자기록관리 체계가 미흡하면 정보공개청구나 감사 요청에 대응할 신뢰할 수 있는 근거자료를 제시하지 못해 행정기관의 책임성 자체가 흔들릴 수 있다.
논문에서는 이렇게 쓰입니다
공공기관 전자기록관리에서 진본성 확보를 위한 기술적 절차를 다루는 연구를 소개하는 문장이다.
이 서술은 전자기록관리가 단순 보관을 넘어 기록의 법적 증거능력을 유지하는 것을 핵심 목표로 삼는다는 점을 보여줍니다.
조금 더 깊게 보면
기록관리는 도서관 정보조직과 달리 기록의 진본성·무결성·이용가능성 유지가 목표이므로 검색 편의를 위한 재조직이 오히려 원질서 훼손으로 간주될 수 있습니다. 보존기간이 끝난 기록의 처분도 관리의 일부라는 점에서 '모두 보존'을 지향하는 디지털보존과 목표가 다릅니다. 전자기록관리 시스템은 생산 즉시 보존기간과 분류체계를 자동 부여하는 '캡처(capture)' 기능을 갖추어야 하며, 이는 사후에 수동으로 분류하는 종이기록 관리 방식과 근본적으로 다른 설계 요구입니다. 전자결재시스템은 문서가 결재선을 따라 이동하는 매 단계의 시각과 담당자를 자동으로 기록해, 종이 결재판에서는 얻기 어려웠던 세밀한 이력 추적을 가능하게 한다.
주의할 점
전자기록은 종이기록과 달리 소프트웨어 환경 변화에 취약하므로 전자기록관리에는 디지털보존 전략이 필수적으로 결합되어야 한다. 클라우드 기반 협업도구에서 생산되는 기록은 전통적 문서 형태를 벗어나 있어, 기존 기록관리 규정이 이를 포괄하지 못하는 규정 공백이 생길 수 있다.