정리와 기술 (Arrangement and Description)
한 줄 정의: 기록의 원래 질서를 살려 계층으로 정리하고 그 내용을 기술하는 작업입니다.
쉽게 풀면
기록관에 들어온 기록은 낱장으로 흩어져 있지 않고 생산 조직과 업무 단위에 따라 묶여 있습니다. 정리는 이 묶음 관계를 확인해 상위 단위에서 하위 단위로 계층을 세우는 일이고, 기술은 각 계층에 무엇이 들어 있는지 정해진 항목에 따라 설명을 붙이는 일입니다. 둘은 분리된 작업이 아니라 이용자가 기록을 찾아 이해할 수 있게 만드는 하나의 과정으로 다뤄집니다.
왜 중요한가
기록관 업무의 핵심 공정이자 검색도구가 만들어지는 과정이어서, 기록학 교육과 실무 표준의 중심에 있습니다. 개별 문서를 낱개로 다루는 대신 계층 단위로 처리하기 때문에, 대량의 기록을 감당할 수 있게 해 주는 방법이기도 합니다.
논문에서는 이렇게 쓰입니다
"본 사업은 이관 기록을 폰-시리즈-철 단위로 정리하고 국제표준에 따라 각 계층을 기술하여 검색도구를 작성하였다."
조금 더 깊게 보면
정리는 출처주의와 원질서 원칙을 실행하는 절차여서, 원래의 묶음이 흐트러졌을 때 얼마나 복원할지가 판단의 초점이 됩니다. 기술은 상위 계층에서 공통 정보를 한 번만 적고 하위 계층에서는 달라지는 정보만 더하는 비반복 원칙을 따르며, 이 구조가 국제표준기록물기술규칙에 규정되어 있습니다. 최근에는 기록 자체의 기술과 생산자에 대한 기술을 분리해 연결하는 방식이 표준으로 자리 잡았습니다.
주의할 점
검색도구가 이 작업의 결과로 만들어지는 산출물이라면, 정리와 기술은 그것을 만들어 내는 작업 과정을 가리킵니다. 또한 유물에 개별 번호를 부여해 정보를 기록하는 박물관의 등록과 달리, 계층 단위로 묶어 처리한다는 점이 근본적으로 다릅니다.